Ratgeber: die erste Steuererklärung als Selbstständiger
Bald ist es wieder soweit: am 31. Mai muss die Steuererklärung abgegeben sein. Die ultimative Herausforderung für jeden Steuerzahler und erst recht für Freiberufler. Dieser persönliche Blog-Beitrag soll ein bisschen Rat und Aufklärung bieten.
Man erstellt immer eine Steuererklärung für einen sog. Veranlagungszeitraum, der vom 1.1. bis zum 31.12. dauert, also genau ein Jahr. Meistens macht man die Steuererklärung für das Vorjahr. Im Jahr 2018 also für 2017. Wer in Deutschland als Selbstständiger tätig ist, muss seine Einkommensteuererklärung bis zum 31. Mai abgeben*. Wer einen Steuerberater beauftragt (mehr dazu später) hat, hat mehr Zeit, nämlich bis zum 31. Dezember. Wenn man eine dieser Fristen nicht einhalten kann, besteht die Möglichkeit, beim Finanzamt eine Fristverlängerung zu beantragen. Doch dafür muss man mit dem Finanzamt schriftlich in Kontakt treten. Die Taktik „Kopf in den Sand“ führt nicht zum Ziel.
*Immer mal wieder ist von einer Änderung dieser Frist die Rede. Die gibt es tatsächlich, tritt aber erst für den Veranlagungszeitraum 2018 in Kraft. Also kann man sich 2019 für die 2018er Erklärung mehr Zeit lassen, nämlich bis zum 31. Juli 2019.
Wie sortiere ich meine Belege?
Es geht nichts über gute Vorbereitung. Dazu gehört, dass man seine Buchhaltung im Griff hat. Wer nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, muss meistens mehrmals im Jahr (monatlich oder quartalsweise) eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Im Idealfall sind die Belege für meine selbstständige Tätigkeit als freier Journalist schon sortiert und ich muss nur noch meinen Gewinn zum Jahresende ausrechnen. Stark vereinfacht: Einnahmen minus Ausgaben.
Wer noch nicht sortiert hat, sollte damit jetzt anfangen. Je nach Füllmenge der Belegekiste kann dafür schon mal ein sonniger Frühlingstag draufgehen. Übrigens fordern Finanzämter mittlerweile, dass die Buchhaltung immer nachvollziehbar sortiert ist. Daher sollte man mittlerweile wesentlich häufiger die Belegekiste durchsehen. Es muss nicht aber nicht jeden Tag sein.
Ich empfehle folgende Grobsortierung: Privates von Beruflichem trennen. Der Kassenzettel vom Wocheneinkauf im Supermarkt kommt in den Müll oder ins Haushaltsbuch, die Fahrkarte zum Interviewtermin wird abgeheftet. Alle Schreiben von Banken, Versicherungen usw., die in den letzten Wochen gekommen sind, in denen Werte für 2017 aufgeführt sind, separat ablegen. Zu denen kommen wir später.
Sind alle Belege für meine selbstständige Tätigkeit da? Dann einmal sauber abheften, chronologisch für das ganze Jahr.
Abheften und Abstempeln soll ja ganz einfach sein. Aber wo war noch mal der Beleg für…?
Stolperfallen: Auto, Arbeitszimmer, Telefon
Es gibt einige Kosten, die besondere Aufmerksamkeit verlangen. Dazu gehören zum Beispiel ein Auto im Betriebsvermögen (bzw. die Entscheidung, ob es sich überhaupt lohnt, es ins Betriebsvermögen aufzunehmen), Arbeitszimmer und Eigenanteile bei der Telefonnutzung und noch viele mehr. Weil gerade bei Journalisten diese Stolperfallen immer wieder auftauchen, empfiehlt sich ein Blick in einschlägige Literatur wie das DJV Handbuch, die Freienbibel oder der Gang zum Steuerberater (siehe unten).
Die Steuererklärung
Wer nur selbstständig gearbeitet hat, muss „nur“ den Mantelbogen und die Anlagen S und EÜR ausfüllen. In den Mantelbogen kommen die persönlichen Daten und die privaten Versicherungen. In die Anlage S werden die Daten des Unternehmens (zum Beispiel der Gewinn) eingetragen. Für die Anlage S habe ich hier gute Erläuterungen gefunden. Die Anlage EÜR erfordert eine kleine Aufschlüsselung, wie der Gewinn zustande gekommen ist. Sie ist aber nur Pflicht, wenn die Einnahmen im letzten Jahr höher als 17.500 Euro waren.
Ehepaare oder Lebenspartner in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft müssen ihre Steuererklärung gemeinsam abgeben. Ist alles fertig, muss das Ganze zum Finanzamt. Das muss online mit einer Elster-fähigen Software erfolgen, außerdem schickt man einen Ausdruck per Post hinterher.
Brauche ich einen Steuerberater?
Ein Steuerberater sagt vermutlich ja. Natürlich kostet ein Steuerberater Geld, er rechnet nach der Steuerberatergebührenverordnung ab. Der Preis ist davon abhängig, welche Dienstleistung der Steuerberater letztlich erbringt. Wenn ich meine Buchhaltung komplett selber mache und er nur die Steuererklärung, ist es günstiger, als wenn ich ihm einen Schuhkarton mit Belegen auf den Tisch stelle und sage „Machen Sie mal“. Nach einer kurzen Erhebung im Kollegenkreis muss man mit einem mittleren dreistelligen Eurobetrag rechnen.
Leider gibt es gute und weniger gute Steuerberater, der Unterschied lässt sich nicht am Preis festmachen. Ein guter Steuerberater nimmt sich ähnlich wie ein guter Arzt die Zeit, die Situation seines Mandanten komplett zu erfassen und fertigt ihn nicht nach Schema F in wenigen Minuten ab. Statt in den Gelben Seiten zu suchen, würde ich mich auch hier auf Empfehlungen von Kollegen stützen.
Nochmal der Hinweis: Wer einen Steuerberater hat, kann sich mit der Steuererklärung bis zum Jahresende Zeit lassen (und ab 2019 noch länger). Trotzdem mögen es Steuerberater nicht, wenn alle Mandanten kurz vor Weihnachten gleichzeitig mit ihren Belegen auf der Matte stehen.
Wenn der Steuerbescheid da ist
Finanzbeamte sind auch nur Menschen, die Fehler machen können. Ebenso kann es vorkommen, dass der Finanzbeamte anderer Meinung ist, was das Absetzen bestimmter Kosten angeht. Wenn der Steuerbescheid da ist, hat man vier Wochen Zeit ihn zu prüfen. Ist irgendetwas nicht korrekt, kann man Einspruch einlegen. Das sollte schriftlich erfolgen. Im Einspruch legt man dar, warum man der Meinung ist, dass die Berechnung falsch ist.
Wer einen Steuerberater hat, sollte diesem schnellstmöglich den Bescheid schicken, damit dieser ihn prüfen kann, sofern das Finanzamt den Bescheid nicht gleich an ihn geschickt hat.
Nach vier Wochen wird der Bescheid rechtskräftig und die Steuern werden fällig. Eine Erstattung wird in der Regel schon zeitgleich mit dem Bescheid ausgezahlt. Wer nachzahlen muss, hat hoffentlich genug auf die Seite gelegt. Ab 2019 darf man sich übrigens mit der Steuererklärung etwas mehr Zeit lassen: dann ist der Stichtag zur Abgabe der 31. Juli.
